KPI چیست؟
تعریف شاخص کلیدی عملکرد (KPI):
شاخص کلیدی عملکرد یک مقدار قابل اندازه گیری است که نشان می دهد چگونه یک شرکت در دستیابی به اهداف کلیدی کسب و کار مؤثر است. سازمان ها از KPI ها در چندین سطح استفاده می کنند تا موفقیت خود را در رسیدن به اهداف ارزیابی کنند. KPI های سطح بالا ممکن است روی عملکرد کلی مشاغل متمرکز شوند، در حالی که KPI های سطح پایین ممکن است روی فرآیندهای بخش هایی از جمله فروش، بازاریابی، منابع انسانی، پشتیبانی و سایر موارد متمرکز شوند.
در اینجا چند تعریف دیگر از KPI
تعریف فرهنگ لغت آکسفورد از KPI: یک اقدام کمی که برای ارزیابی موفقیت یک سازمان، کارمند و غیره در دستیابی به اهداف برای عملکرد مورد استفاده قرار می گیرد.
تعریف KPI از Investopedia: مجموعه ای از اقدامات کمی که یک شرکت برای سنجش عملکرد خود در طول زمان استفاده می کند.
تعریف فرهنگ لغت Macmillan از KPI: روشی برای سنجش اثربخشی یک سازمان و پیشرفت آن در دستیابی به اهداف خود.
چه چیزی باعث می شود KPI مؤثر باشد؟
اکنون که می دانیم KPI مخفف شاخص عملکرد کلیدی است. غالباً ، سازمان ها تصمیم های کورکورانه در مورد انتخاب شاخص ها در تجارت خود دارند و سپس تعجب می کنند که چرا KPI تجارت خود نتوانسته ارزیابی دقیقی از راه رسیدن به اهداف هایشان داشته باشد.
یکی از جنبه های مهم اما اغلب غافل شده از شاخص کلیدی عملکرد این است که آنها به هم مرتبط هستند . پس اطلاعات دقیق، واضح و مرتبط، با احتمال بالاتری به نتیجه بهتری خواهد رسید.
از نظر توسعه دادن استراتژی برای تدوین KPI، تیم شما باید از اصول اولیه شروع کند و بفهمد که اهداف سازمانی شما چیست، چگونه برای دستیابی به آنها برنامه ریزی می کنید و چه کسی می تواند بر اساس این اطلاعات عمل کند.
این باید یک فرایند تکرار شونده باشد که شامل بازخورد تحلیلگران، روسای بخش و مدیران باشد. با آشکار ساختن این مأموریت و یافتن واقعیت، شما می توانید درک بهتری داشته باشید از این که کدام فرایند تجارتتان نیاز به ارزیابی دارد.
چگونه KPI را مشخص کنیم؟
تعیین شاخص های کلیدی عملکرد می تواند کاری دشوار باشد. کلمه عملیاتی در KPI “کلیدی” است زیرا هر شاخص کلیدی عملکرد باید با یک معیار عملکرد، به یک نتیجه خاص تجاری مربوط باشد. KPI ها معمولاً با معیارهای تجاری اشتباه گرفته می شوند. اگرچه اغلب با موارد مشابه مورد استفاده قرار می گیرد، KPI ها باید براساس اهداف مهم یا اصلی تجارت تعریف شوند.
هنگام تعریف شاخص کلیدی عملکرد این مراحل را دنبال کنید:
نتیجه مورد نظر شما چیست؟
چرا این نتیجه مهم است؟
چگونه می خواهید پیشرفت را اندازه گیری کنید؟
چگونه می توانید روی نتیجه تأثیر بگذارید؟
چه کسی مسئول نتیجه کار است؟
چگونه می دانید که به نتیجه خود رسیده اید؟
چند بار پیشرفت را به سمت نتیجه بررسی خواهید کرد؟
به عنوان نمونه ، فرض کنیم هدف شما افزایش درآمد فروش امسال است. این شاخص کلیدی عملکرد، KPI رشد فروش نامیده می شود. در اینجا نحوه تعریف KPI آورده شده است:
افزایش درآمد ۲۰ درصد فروش در سال جاری
دستیابی به این هدف باعث می شود تا تجارت سودآور شود
پیشرفت با افزایش درآمدی که به دلار هزینه شده اندازه گیری می شود
با استخدام کارمندان فروش بیشتر، با تبلیغ مشتریان موجود برای خرید محصول بیشتر
مدیر ارشد فروش مسئول این معیار است.
درآمد امسال ۲۰ درصد افزایش خواهد یافت.
ماهانه بررسی خواهد شد.
KPI SMART چیست؟
یک روش برای ارزیابی ارتباط یک شاخص عملکرد استفاده از معیارهای SMART است. این حروف معمولاً به معنای Specific ، Measurable ، Attainable ، Relevant ، Time-bound است. به عبارت دیگر:
آیا هدف شما خاص است؟
آیا می توانید پیشرفت در جهت رسیدن به آن هدف را اندازه گیری کنید؟
آیا واقعاً هدف قابل دستیابی است؟
چقدر هدف برای سازمان شما مرتبط است؟
چارچوب زمانی برای دستیابی به این هدف چیست؟
تا حد ممکن، در مورد KPI هایتان دقیق تر باشید.
معیارهای SMART می توانند با افزودن ارزیابی و ارزیابی مجدد، دقیق تر شوند. این دو مرحله بسیار مهم هستند، زیرا آنها اطمینان می دهند که به طور مداوم KPI های خود و ارتباط آنها با تجارت خود را ارزیابی می کنید. به عنوان مثال، اگر از میزان درآمد خود در سال جاری فراتر رفته باشید، باید تعیین کنید که آیا این به این دلیل است که هدف خود را خیلی پایین قرار داده اید یا این به عامل دیگری مربوط می شود.
نحوه نوشتن و توسعه KPI ها
هنگام نوشتن یا توسعه KPI ، باید در نظر بگیرید که شاخص کلیدی عملکرد چگونه با یک نتیجه یا هدف خاص تجاری ارتباط برقرار می کند. KPI ها باید با توجه به وضعیت شغلی شما نوشته شوند و برای کمک به شما در دستیابی به اهداف خود توسعه داده شوند.
هنگام نوشتن شاخص کلیدی عملکرد این مراحل را دنبال کنید:
برای KPI خود یک هدف مشخص بنویسید. نوشتن یک هدف واضح برای شاخص کلیدی عملکرد یکی از مهمترین قسمت در نوشتن شاخص ها است. شاخص کلیدی عملکرد باید از نزدیک با هدف اصلی کسب و کار مرتبط باشد. نه فقط یک هدف تجاری هر چیزی که ممکن است شخصی در سازمان شما فکر کند مهم است. این باید یک موفقیت اساسی در سازمان باشد. در غیر این صورت شما هدفی را هدف قرار داده اید که نتواند نتیجه کسب و کار را برطرف کند. این بدان معناست که ، شما در حال رسیدن به هدفی هستید که هیچ تأثیری برای سازمان شما نداشته باشد. درحقیقت اتلاف وقت ، پول و سایر منابع کسب و کار!! بنابراین شما با دیدین هر شاخص، می توانید یک نگاه استراتژیک به اهداف داشته باشید.
بدون نوشتن هدف مشخص ، همه اینها از بین می رود.
شاخص کلیدی عملکرد را به صورت هفتگی یا ماهانه مرور کنید
ورود به سیستم به طور مرتب در KPI های شما برای نگهداری و توسعه آنها ضروری است.
بدیهی است که ردیابی پیشرفت شما در برابر شاخص کلیدی عملکرد مهم است بنابراین می توانید ارزیابی کنید که در وهله اول چقدر در توسعه KPI موفق هستید. همه KPI ها موفق نیستند. بعضی از آنها اهدافی غیرقابل تحقق دارند . برخی از آنها نتوانسته اند هدف اصلی مشاغل مورد نظر خود را بدست آورند. با مرور کردن به سیستم به طور مرتب می توانید تصمیم بگیرید که زمان آن رسیده که KPI های خود را تغییر دهید.
اطمینان حاصل کنید که شاخص کلیدی عملکرد قابل اجرا است.
عملی کردن KPI های شما یک فرآیند پنج مرحله ای است:
اهداف تجاری را مرور کنید.
عملکرد فعلی خود را تحلیل کنید.
اهداف KPI کوتاه مدت و بلند مدت را تنظیم کنید.
اهداف را با تیم خود مرور کنید.
پیشرفت را مرور کرده و دوباره تنظیم کنید.